Other
テレワーク導入は難しい…そんな中小企業の皆さまこそ、身近な業務のデジタル化から一歩を踏み出してみませんか。 人材確保などの課題解決に向けて小さなデジタル化からスタートした事例を、弊社支援企業の中からご紹介します。
災害時における社員の安否確認方法は電話のみであったが、BCP対策として、より簡便に安否確認が行える方法を探していた。そこで、安否確認アンケートを簡単に作成でき、モバイルからも回答可能な機能を備えたコミュニケーションツールの導入を検討した。社内ヒアリングでは相当数の社員がオンラインコミュニケーションが可能と分かり、新ツールの使い勝手を確認するため、役員を含む少人数でトライアルを実施。緊急時の安否確認や情報伝達が迅速に行える仕組みづくりに着手した。
情報システム部門がないために情報セキュリティに関する社内規程が整備されておらず、各種端末や情報の取り扱いについても、社員がそれぞれ独自の方法で行っていた。そこで、社員のPCに端末管理ソフトを導入し、総務課でPCの利用状況を一元管理できるようにした。それに合わせて社内外での社員の行動規範や、インシデントが起きた際の対応などについての情報セキュリティ規程を定め、社内勉強会などで周知を図った。
介護のため遠方の実家にUターンしなければならない管理職社員の離職を防ぐため、完全テレワークで遠隔勤務ができる仕組みづくりを実施した。遠隔でもこれまでと同様の業務を実施できるようにするため、テレワーク先でのICT環境の整備と併せ、電子決済の導入などアナログだった社内の業務プロセスの見直しと電子化を行った。これにより、遠隔勤務を行う社員だけでなく、出社勤務の社員の申請業務も効率化されるなど、良い波及効果があった。
Microsoft 365を契約したものの、Teamsを全く利用できていなかったので、工場現場でのコミュニケーションをTeamsに集約する取り組みを行った。都内と地方の2カ所の工場内にモニターとカメラ、Wi-Fiを設置し、Teams会議を常時接続する運用を実現。これまでは都度事務所に戻ってメールや電話で行っていた連絡を、工場内にいたまま口頭で実施できるようになり、ミスが減った。さらに「メールで報告するまでもない小さな気づき」を効率的に収集・共有できるようになった。
Microsoft 365を契約していたものの、社内にシステム担当部署やITに詳しい社員がいなかったため、機能の多くを活用できていなかった。SharePointでファイルを共有する方法について、コンサルタントと一緒に一つひとつ手順を確認し、社内の情報共有をSharePointでできるようになった。さらに社外の取引先に情報を閲覧してもらうことも、SharePointで実現した。すでに契約しているサービスの機能を活用することで、新たなコストの発生も抑えられた。
まずは業務のデジタル化から始めてみませんか？
顧客や案件の情報を営業担当者が各自の貸与PC内のみに保管し、一切情報共有を行っていなかった。そのため、本人以外には取引の状況や工事の進捗が分からないなど、業務の属人化が課題だった。そこで、貸与PCの刷新と併せてローコードでカスタマイズできる販売管理ソフトを導入し、顧客や案件の情報を社内で共有するようにした。これにより、担当者が不在でも顧客からの問い合わせに対応できるようになったほか、部品発注の重複や請求漏れなどを経理担当者が確認できるようになり、ミスやトラブルの削減につながった。
設備工事の図面や指示書を紙で扱っていたため、発注者からの変更指示に伴う図面の差し替えのたびに、社員は現場と会社を何度も往復するなど非効率な働き方となっていた。そこで社内で使用する図面を紙からPDFに切り替え、クラウドを使用して図面の差し替えなどをスムーズに行えるようにした。併せて、施工担当者にはタブレットを貸与し、ペンでPDFへの書き込みなどができる環境を整備した。これにより、社員の無駄な移動時間が減り、残業時間も削減できた。
管理職層が「テレワークは育児中の女性社員向けの制度」と考え、利用者を限定していたため、使いたくても使えない社員が多かった。そこで、管理職層への研修を実施することで、多様な働き方の必要性や、社員のエンゲージメントに対する効果などについての理解を深めることができた。併せて、テレワーク勤務者を特別扱いせず、出社時と同じように連携しながら働いてもらうマネジメント方法についても学んだ。これによって社内の認識が変わり、テレワークが「誰もが選べる働き方の選択肢」として利用しやすくなった。
従業員エンゲージメントを高める施策としてテレワーク導入を進め、在宅勤務者と出社している社員間だけでなく、本社と支社間、本社内でフロアの異なる部署間など、さまざまな勤務地の社員同士のコミュニケーション方法を検討した。バーチャルオフィスツールを導入したところ、離れていても同じ空間で勤務している感覚を共有でき、「在席中」「離席中」「外出」などのステータスが表示されるため、誰が出社していて、いつ話しかけたらいいのかということも一目で分かるようになり、社内連絡がスムーズになった。
2024年問題に対応するため、現場と管理部門の情報連携をデジタル化。利用している社内サーバーの契約更新時期に合わせ、組織内の情報管理方法の見直しを行った。業務環境の現状分析を行い、コスト、運用負荷、業務内容などから多面的に評価し、改善計画を策定した。事務系部門内の連携には、未活用だったMicrosoft365のSharePointを利用。現場スタッフと内勤スタッフとの情報連携には、スマートフォンでも使いやすい無料のビジネスチャットを導入。保守費用や利用料のコストダウンと、スピーディな情報連携が実現した。
テレワークなど柔軟な働き方を前提とした就業基盤の整備の一環として、業務の標準化および評価制度の見直しを行った。業務情報のデジタル化により誰でも営業活動に必要な情報にアクセスできる環境整備を進めると同時に、業務過程が見えにくくなるテレワークにおいても成果を公正に評価することで、時間や場所を柔軟に活用してモチベーション高く働くことができる役割等級制度の導入を検討 。現在、社員や今後必要な人材の役割や能力を再定義し、個人やチームの成果を適切に報酬へ反映する評価制度の策定を進めている。
コールセンター業務でオペレーターとして従事する社員が親の介護で出社困難になるケースが増加。経験を積んだ人材の流出を防ぐため、在宅でセキュリティが確保された状態で業務が可能となる環境構築に取り組んだ。必要な機器を選定するとともに、すでに契約しているサービスの利用方法についても、テレワークでの運用に併せて見直した。また、テレワークの制度化にあたり、テレワーク勤務規程類の作成を行った。
配偶者の転勤に伴い遠隔地へ転居することになった社員について、本人と会社双方が雇用継続を希望し、在宅勤務ができる環境を構築した。機器の選定や運用方法の策定に加え、テレワーク制度導入に向けて必須となる規程類を整備した。転居決定からテレワーク実施まで短期間だったが、ツール類の試用を迅速に進められたこともあり、遠隔地での在宅勤務が転居後すぐに実現した。今後、育児や介護などで出社困難になる社員が増えることも予想されるため、テレワークを希望する社員への対応を順次進めていく予定。
自動車整備の予約受付を電話で行ってきたが、作業ピットの利用予定や整備士の勤務日を個別に確認をしなければ日程が確定できず、顧客との希望日の調整に何度もやり取りが必要だった。そこで、クラウドの予約管理サービスを使って、顧客がホームページから作業ピットと整備士の空き時間をリアルタイムで確認し、希望する日時の予約を自身で即時に完了できるようにした。その結果、社内の事務スタッフの作業の省力化と、顧客の利便性の向上を実現することができた。
一部の社員において、在宅勤務中にコミュニケーションツールでの呼びかけに長時間応答がない、または業務効率の低下が懸念される勤務態度が見られるケースがあった。こうした状況に対し、特にテレワークを実施できない社員から不信感が高まっていた。そこで、作業中のPC画面を定期的にキャプチャする勤怠管理ツールを導入し、勤務場所にかかわらず業務状況を可視化できる体制を整えた。これにより、社内の不信感の解消につながるとともに、経営層が該当社員に対して根拠をもって指導を行うことが可能となった。
企画旅行で発生する顧客との煩雑な情報処理を効率化するため、 Google Workspace に関するユーザー向けガイドラインの策定と活用促進を支援。取引先との情報連携をクラウドベースで安全に行うことを目的に、共有・公開設定やアクセス権限の見直しを行った。セキュリティリスクを低減しながら業務効率のバランスを保つことをコンセプトに、IT担当者による一括管理や、ユーザーによるヒューマンエラーを抑止する運用方法を導入し、管理しやすく定着可能な業務環境を整備した。
これまでは用途ごとに分かれたExcelファイルで顧客情報を扱っていたため、担当者の変更や取引情報などを一元的に更新できず、ミスが多かった。そこで、新たにローコードツールを導入し、顧客管理をデータベースで一元化するデジタル化を実施した。ツールの操作方法を説明したショート動画を作成したり、操作体験会を開催したりするなど、ていねいに社内周知を図った結果、スムーズに新システムへ移行できた。
保育業務のデジタル化に比例して高まる情報セキュリティリスクに対応するため、社内規程や運用手順を策定した。支援に先立ち、主にソフト面における管理実態の評価を実施。情報管理責任者の設置や情報資産管理台帳の導入、社内規程の整備を進め、基本的な情報管理体制を構築した。また、組織全体のITリテラシーの底上げと定着のため、ヘルプデスク的な役割を目的にコミュニケーションツールを導入し、デジタル化関連のナレッジとしても活用していく。
保育園の事務担当者が育児休業からフルタイム勤務に復帰できるよう、在宅勤務を可能にすることを目的とした業務プロセスのデジタル化を実施した。保育アプリの導入によって、登園記録の管理や請求業務を自宅から行えるようになった。また、このアプリの機能を利用して、これまで園内のPCで行っていた保育記録やお便りの作成がスマートフォンでできるようになった。これにより、保育士も早めに帰宅した後に自宅でお便りの作成を行うなど、柔軟な働き方が可能になった。
塾運営において、毎月のスケジュール表はExcelで作成していたが、紙に印刷して各教室で講師が生徒の出席状況を記入する運用となっていた。実施結果は、講師がその紙をスマートフォンで撮影し、画像をチャットツールで本部に送付。データが多く、管理に時間を要していた。そこで業務効率化を目指し、月間スケジュール表のExcelファイルをクラウドに設置して、講師が各教室から直接出欠情報を入力できるようにしたところ、リアルタイムで状況を把握できるようになった。今後は、月謝の自動算出などもExcelで進めていく。
